86.400 secondi… e continuiamo a dire che non abbiamo tempo!

di Leonardo Alberti

Ho visto un video di Paolo Ruffini che utilizza una metafora tanto semplice quanto potente. Ogni giorno riceviamo un accredito di 86.400 secondi, non uno di più e non uno di meno. Possiamo utilizzarli come vogliamo, spenderli bene oppure male, investirli in attività che ci fanno crescere oppure disperderli in occupazioni prive di valore, ma con una regola estremamente severa: ciò che non utilizziamo entro la mezzanotte viene cancellato per sempre. Non può essere accumulato, trasferito al giorno successivo o recuperato in alcun modo. Il mattino dopo riceveremo un nuovo accredito identico al precedente, ma quello che abbiamo perso sarà definitivamente svanito.

Questa immagine mi ha fatto riflettere perché passiamo gran parte della nostra vita a inseguire il denaro, a proteggerlo, a investirlo e a cercare di non sprecarlo. Facciamo confronti, valutiamo costi e benefici, analizziamo rendimenti, ci preoccupiamo di spendere bene ogni euro e ci arrabbiamo quando scopriamo di aver buttato via una somma anche modesta. Quando invece si parla di tempo adottiamo spesso un atteggiamento completamente diverso. Lo lasciamo scorrere senza prestargli particolare attenzione, lo regaliamo a persone, attività e situazioni che non lo meritano e, soprattutto, ci abituiamo all’idea che sprecarlo sia quasi inevitabile.

La maggior parte delle persone sostiene di non avere abbastanza tempo. È una frase che ascolto continuamente nelle aule, nelle aziende e nelle agenzie assicurative. “Non ho tempo”, “sono pieno di cose da fare”, “non riesco a stare dietro a tutto”. Eppure, osservando con attenzione il lavoro quotidiano di molti professionisti, mi sono convinto che il problema sia spesso un altro. Non abbiamo poco tempo. Abbiamo troppi sprechi di tempo.

La differenza può sembrare sottile ma è enorme. Se prendessimo una telecamera e registrassimo una normale giornata lavorativa, probabilmente rimarremmo sorpresi dalla quantità di minuti che vengono assorbiti da attività prive di reale valore. Telefonate inutilmente lunghe, riunioni che iniziano senza un obiettivo preciso e terminano senza una decisione concreta, interruzioni continue, mail lette e rilette più volte, documenti cercati perché non sono stati archiviati correttamente, pratiche lasciate a metà e riprese giorni dopo con la conseguente necessità di ricominciare da capo.

Il tempo raramente ci viene sottratto da un singolo grande evento. Molto più spesso viene eroso poco alla volta, attraverso decine di piccoli sprechi che presi singolarmente sembrano irrilevanti ma che, sommati tra loro, diventano ore, giorni e perfino settimane nell’arco di un anno. Cinque minuti persi qui, dieci minuti lì, una distrazione apparentemente innocua, una decisione rinviata, una conversazione che si prolunga oltre il necessario. Alla fine della giornata il conto è molto più pesante di quanto immaginiamo.

Nel mondo assicurativo questo fenomeno è ancora più evidente. Ho conosciuto agenti che lavorano dieci o dodici ore al giorno e che, nonostante l’impegno e la dedizione, hanno la sensazione di non riuscire mai a fare abbastanza. Non perché lavorino poco, ma perché una parte importante della loro energia viene assorbita da attività che producono scarso valore economico e commerciale. Si rincorrono documenti mancanti, si risolvono problemi amministrativi, si gestiscono urgenze generate da altri e si passa il tempo a spegnere incendi che, con una migliore organizzazione, probabilmente non si sarebbero mai sviluppati.

Nel frattempo l’attività più importante viene continuamente rinviata: incontrare i clienti, ascoltarli, comprendere i loro bisogni, sviluppare nuove opportunità di business, costruire relazioni solide e fare consulenza. In altre parole, proprio quelle attività che rappresentano il vero motore della crescita di un’agenzia finiscono per ricevere meno attenzione di quanto meriterebbero.

Quando si parla di gestione del tempo, la maggior parte delle persone pensa immediatamente ad agende elettroniche, applicazioni, software organizzativi o tecniche di pianificazione. Sono strumenti utili, senza dubbio, ma spesso affrontano il problema dal lato sbagliato. La domanda fondamentale non dovrebbe essere come fare più cose in meno tempo. Dovrebbe essere quali cose smettere di fare.

È una domanda molto meno comoda perché ci costringe a guardare con onestà alle nostre abitudini quotidiane. Ci obbliga a distinguere ciò che è davvero importante da ciò che è semplicemente urgente, a riconoscere che molte attività alle quali dedichiamo energie ogni giorno non producono alcun risultato significativo e che, in alcuni casi, continuiamo a svolgerle soltanto perché le abbiamo sempre fatte.

La vera produttività non nasce dall’accelerare continuamente il passo. Nasce dall’eliminare gli ostacoli che rallentano il cammino. Ogni procedura semplificata restituisce tempo, ogni automatismo introdotto riduce sprechi, ogni delega ben costruita libera energie e ogni attività inutile eliminata crea spazio per ciò che conta davvero.

Forse è proprio questo il messaggio più profondo contenuto nella metafora dei 86.400 secondi. Il tempo non è una risorsa da riempire fino all’ultimo istante disponibile. È una risorsa da proteggere. Dovremmo amministrarlo con la stessa attenzione con cui controlliamo il nostro conto corrente, perché rappresenta il capitale più prezioso che possediamo.

Il denaro perduto può essere recuperato, guadagnato nuovamente o investito meglio in futuro. Il tempo, invece, segue una regola diversa. Quando se ne va, non torna più indietro.

Per questo motivo, forse, ogni sera dovremmo smettere di chiederci quanto abbiamo lavorato e iniziare a domandarci quanti dei nostri 86.400 secondi hanno realmente prodotto valore. La risposta potrebbe sorprenderci e, soprattutto, potrebbe indicarci dove si nascondono gli sprechi che ogni giorno sottraggono spazio ai nostri risultati, alle nostre relazioni e, in definitiva, alla nostra vita.