Comunicare bene

Il processo di comunicazione ha delle regole importanti che non sempre vengono seguite. Spesso nel comunicare si tralasciano aspetti importanti. Credo che per gli intermediari assicurativi la comunicazione sia fondamentale sia essa scritta, di persona o al telefono. In qualsiasi forma essa avvenga, alla base di tutto, ci deve essere una preparazione e soprattutto gli obiettivi debbono essere molto chiari.

Come faccio da un po’ di tempo quando decido di affrontare un argomento, mi rivolgo a “chatgpt” per vedere cosa ha da suggerirmi rispetto al argomento oggetto del mio articolo.

Ecco cosa mi suggerisce CHATGPT:

“Comunicare bene significa trasmettere un messaggio in modo chiaro, efficace e rispettoso, adattandosi al contesto e all’interlocutore. Implica non solo scegliere le parole giuste, ma anche ascoltare attivamente, usare il linguaggio del corpo in modo coerente, e saper gestire le emozioni”.

Ecco alcuni elementi chiave di una buona comunicazione:

Chiarezza – Essere diretti e precisi evita fraintendimenti.

Ascolto attivo – Dimostrare interesse per ciò che l’altro dice, facendo domande e mostrando empatia.

Adattabilità – Usare un registro linguistico adeguato alla situazione e all’interlocutore.

Empatia – Comprendere e considerare il punto di vista altrui.

Coerenza tra parole e corpo – Il linguaggio non verbale (gesti, tono, postura) deve sostenere quello che si dice.

Rispetto e assertività – Esprimere le proprie idee con fermezza ma senza aggressività.”

Credo però che sia necessario dare qualche elemento in più per poter mettere in condizione chi legge di comunicare in maniera efficace.

Come prima cosa passerei in rassegna le tre forme di comunicazione:

Comunicazione verbale (rappresenta solo il 7% del processo comunicativo)

È la forma più esplicita e diretta di comunicazione, che utilizza parole scritte o parlate per esprimere pensieri, idee e informazioni. Sebbene studi come quello di Albert Mehrabian abbiano evidenziato che la comunicazione verbale contribuisce solo per una piccola parte all’efficacia complessiva del messaggio, essa rimane fondamentale per la chiarezza e la precisione del contenuto trasmesso.

Comunicazione paraverbale (rappresenta il 38% del processo comunicativo)

Questa forma riguarda il “come” vengono pronunciate le parole: tono, ritmo, volume, timbro e pause. Ad esempio, un “sì” detto con entusiasmo trasmette un messaggio diverso rispetto a uno pronunciato con esitazione. La comunicazione paraverbale può influenzare significativamente la percezione del messaggio, spesso più delle parole stesse.

Comunicazione non verbale (rappresenta il 55% del processo comunicativo)

Comprende tutti i segnali inviati attraverso il corpo, come posture, gesti, espressioni facciali, contatto visivo e distanza interpersonale. Questi elementi possono rafforzare o contraddire quanto detto verbalmente. Ad esempio, un sorriso può accompagnare un complimento, mentre una postura chiusa può indicare disagio o disinteresse.

In sintesi, una comunicazione efficace si basa sull’integrazione armoniosa di queste tre forme: le parole trasmettono il contenuto, la voce ne modula l’emozione e il corpo ne amplifica o contrasta il significato. Essere consapevoli di come utilizziamo ciascuna di esse può migliorare significativamente le nostre interazioni quotidiane. Va da se che ci dobbiamo concentrare sul NON – VERBALE e sul PARAVERBALE se vogliamo essere efficaci nel comunicare.

Anche la scelta dello strumento comunicativo (voce, scritto, video, attraverso questionari di gradimento ecc) deve essere fatta tenendo conto dell’obbiettivo che ci prefiggiamo e delle caratteristiche del soggetto ricevente.

Credo, in sintesi che sempre di più per avere una relazione “vincente” con la nostra clientela, sia necessario servirsi di una comunicazione ben strutturata che tenga conto del nostro interlocutore, della situazione e che sia sempre rivolta ad una gratificazione della autostima di colui a cui ci rivolgiamo. Facciamo attenzione quindi a tutto quello che avviene in fase preparatoria e non sottovalutiamo i feed back che il nostro interlocutore ci da.

Ricordiamoci che i feed back sono parte importante della comunicazione e non possono essere ne tralasciati, ne sottovalutati.